مميزات المراسلات والوثائق الإدارية في الجزائر

 مميزات المراسلات والوثائق الإدارية : 

أ)- المميزات الشكلية (Les Caractéristiques Formelles) :

تتميز المراسلات الإدارية عن غيرها من المراسلات المتبادلة بين الأشخاص الطبيعين والأشخاص الإعتبارية الخاصة ومن هذه الأخيرة إلى الإدارات العامة في شكلها وأسلوبها الخاصين.

وعلى هذا الأساس سنتناول أولا شكل الرسالة الإدارية المستعملة بكثرة والتقيد في ترتيب عناصره ليضفى عليها طابع الرسمية وفي الأخير سنتطرق إلى أسلوبها.

شكل الرسالة الإدارية : (La Forme De La Correspondance Administrative) :

1- إسم الدولة : µ

ويضفى على المراسلة الإدارية طابع الرسمية من جهة ، ويعرف بالنظام الياس المعتمد ومكان تواجد الدولة (ويكتب بقمة المراسلة بوسط الورقة).

2-  إسم الإدارة المرسلة : تمكن المرسل إليه من التعرف على الإدارة المرسلة وعلى مكانها وطبيعة إختصاصها وعلى الإدارة الوصية (وصاية قانونية).

3- الرقم : أي إعطاء رقم لكل مراسلة أو وثيقة إدارية سواء كانت صادرة أو واردة بالسجل المخصص لها مع إضافة الأحرف الأبجدية للإدارة المرسلة.

4- صفة المرسل وصفة المرسل إليه : هذه الصيغة تعبر عن إسم المسؤول الإداري صاحب الإختصاص الأصلي المخول له بقانون أو بناء عليه لتمثيل الشخص المعنوي في موطن معين ، وأسفله يكتب حرف "إلى" مشار به إلى المرسل إليه ، ثم يكتب الإسم المميز للذكور والإناث ، ويليه مباشرة الإسم الوظيفي للمسؤول المسير لشؤون إدارة الشخص المعنوي ومقره أو الإسم الشخصي إن كان شخصا طبيعيا.

5- الموضوع : موضوع المراسلة هو هدفها المقصود ويشار إليه في جملة وجيزة مفيدة.

ومما يجدر الإشارة إليه أن المراسلات الإدارية تحمل على وجه الخصوص موضوعا واحدا.

6-المرجع والإشارة إلى النصوص المطبقة : يشار إلى المرجع عندما تتطلب المراسلة ذلك ، فالمرجع هو السند الذي تستند إليه الإدارة عند الإجابة على مراسلة ما ، قبولا أو رفضا حسب المقتضيات ، وبالتالي فالمرجع هو تاريخ إصدار المراسلة ورقمها الترتيبي المعطى لها من سجل الصادرات لدى الإدارة الأصلية.

وفيما يتعلق بالرد على رسالة شخصية واردة إلى الإدارة من شخص طبيعي ، فيكتب أمام المرجع ، رسالتكم المؤرخة في ...........ثم يكتب أيضا في الفقرة الأولى من الرسالة ردا على رسالتكم المشار إليها في المرجع والمتعلقة بـ .......يشرفني أن .......إلخ.

أما بخصوص رسالة التذكير التي تذكر فيها الإدارة المرسل عن رسالة سابقة أرسلت إليه بخصوص موضوع معين ، يكتب أمام المرجع رسالتي رقم ، المؤرخة في ....ثم يكتب في الفقرة الأولى من الرسالة : تبعا لرسالتي المشار إليها في المرجع المتعلقة بـ ...يشرفني أن....إلخ

المرفقات : وهي أشياء مادية ترفق مع الرسالة يأتي ترتيبها إما بأسفل المرجع أو بأسفل الموضوع مباشرة إن لم يكن في المراسلة مرجع.

ترتيب الفقرات : ترتب الفقرات في الرسالة ترتيبا أفقيا حسب أولويتها ، فقد تتشكل الرسالة من مقدمة وموضوع وخاتمة أو قد تختصر على الموضوع والخاتمة ، أي الدخول مباشرة في الموضوع وختمه بطلب أو تنفيذ أمر معين أو الإمتناع عنه أو تقديم إقتراح وإلتماس الموافقة عليه.

والمقصود بترتيب الفقرات ، بحسب الأولوية ، أن تأتي الفقرة الموالية موضحة للفقرة السالفة. ولا يعني هذا أن الرسالة تتشكل من ثلاث فقرات لا غير أي طرح الموضوع ثم تحليله وأخيرا النتيجة. فقد تتشكل الرسالة من عدة فقرات بحسب الموضوع المطروح. 

التوقيع والتاريخ والختم الرسمي : هو إجراء عملي قانوني يجريه صاحب الإختصاص الأصلي على المراسلات والوثائق الإدارية موضحا فيه الإسمين الوظيفي (الصفة) والشخصي له وفي حالة ما فوض توقيعه إلى مرؤوسه فيكتب الإسم الوظيفي لصاحب الإختصاص الأصلي في الأعلى وبأسفله الإسم الوظيفي للمفوض إليه ثم الإسم الشخصي لهذا الأخير ، والختم الذي يمثل الطابع الرسمي للإدارة.  أما بخصوص تحديد مكان وضع التاريخ ، فهو غير مقيد بشرط ، إما أن يوضع في قمتها أو بأسفلها أو فوق التوقيع مباشرة.

ب)- المميزات الموضوعية :

 تتميز المراسلات الإدارية عن غيرها من المراسلات الأخرى بصياغة مفردات مناسبة ودالة على محتوى الموضوع.

الإسلوب الإداري : يختلف الأسلوب الإداري كما هو متعارف عليه عن الأسلوب الأدبي و العلمي.

فالأسلوب الإداري هو أسلوب يتجدد وفق فلسفة معينة مرتبطة بالوظيف العمومي ، وهو ما يجعله يشكل مجالا مستقلا ، ينفرد بخصائص مميزة وصيغ وقواعد خاصة.        

مميزات الأسلوب الإداري : 

1- الإيجار : تمتاز المراسلات الإدارية بخاصية الإيجاز ، بحيث ينتقي المحرر الإداري ألفاظا مهذبة في جمل قصيرة ومفيدة.

ولا يعني هذا أن الإيجاز ينصب على النص فيجعله وجيزا فاقدا المعنى والهدف ، فالمقصود هو إنشاء نص واضح من كلمات وجمل قصيرة غير مكررة.

2- الوضوح : يجب صياغة نص المراسلة الإدارية من كلمات مفهومة وواضحة تقرأ وتفهم من قبل الموجهة إليهم فالمحرر مطالب بالتعبير بألفاظ بسيطة لا يشوبها غموض ، واضحة المعنى والمقصود.

3- الدقة : ونعني بالدقة أخذ الحيطة والحذر في صياغة نص المراسلة من كلمات وأحرف، ومحل وجود هذه الأخيرة بأول ووسط وأخر الكلمة  من جهة ، وربط الجمل بالفقرات من جهة ثانية ، وأي خطأ من هذا القبيل يؤدي إلى الوقوع في خطأ أو إشكال ، مثال : عن جملة قبل تحريفها تقرأ : "تؤمم عقاراته ومنقولاته للدولة " وبعد إضافة ألف قبل واو العطف في المنقولات تقرأ الجملة "تؤمم عقاراته أو منقولاته للدولة" في الحالة الأخيرة يصبح التأميم على الشئ بين الإختيار ومن ثمة على الدولة أن تختار واحد من الإثنين ، أما العقار أو المنقول ، وعليه يجب التدقيق فيما يمكن صياغته حتى لا يفهم من اللفظ أو الكلمة في الجملة ما يناقض نص المراسلة ومقصودها.

 4- الموضوعية : هي خاصية تلزم المحرر أن يكتب بإسم الإدارة التي ينتمي إليها ويخضع لقواعد الإنضباط بها ، فينحاد ويتحرر من الذاتية ، فيكتب كتابة خالية من كل إنفعال أو عاطفة شخصية ، إذ يضع عبارات وصيغ مهذبة تعطي للإدارة هيبتها وإحترامها بإستعمال الصيغة التشريفية في كلتا الحالتين قبولا ورفضا ، وبموجبها يعبر عن شرف وسيادة الإدارة لا عن سرورها وأسفها.

5- المجاملة : وهي عبارات التقدير والإحترام الواجبة من الموظف المرؤؤس إلى الرئيس الإداري ، والعكس صحيح في القضايا الشخصية ، ومن الإدارة العامة إلى الإدارة الخاصة أو شخص طبيعي ، أما بين الإدارات العامة فالأمر مستبعد تماما سواء كانت الرسالة صادرة من إدارة دنيا إلى إدارة وسطى أو عليا ، على إعتبار أن العمل المنجز أو يطلب إنجازه يدخل في إطار الصالح العام وليس لمصلحة شخصية دخل فيه.